Les formalités à réaliser lors d’un recrutement

Le recrutement est un processus crucial pour toute entreprise. Il permet de trouver les talents qualifiés qui correspondent aux exigences requises d’un poste donné.

L’un des enjeux de ce processus est qu’il doit être conforme aux lois et réglementations en vigueur. Celles-ci sont importantes pour garantir la transparence du processus de recrutement à la fois pour l’employeur et pour le futur employé.

Que vous soyez chargé RH ou manager, cet article vous donnera une vue d’ensemble sur les principales formules de recrutement.

La recherche du « bon » candidat :

La recherche des candidats est une étape cruciale du processus de recrutement. Afin de trouver le candidat idéal pour le poste à pourvoir, il est utile de suivre plusieurs étapes, notamment :

·       La diffusion de l’offre d’emploi ;

·       L’entretien d’embauche ;

·       La vérification des références.

Les déclarations nécessaires pour l’embauche :

Une fois le candidat sélectionné, les entreprises doivent procéder à de nombreuses déclarations concernant le nouveau salarié.

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) :

La DPAE est obligatoire pour toute embauche, même pour les contrats de travail de courte durée. D’un côté, elle permet à l’entreprise de respecter les règles en vigueur en matière d’emploi et de l’autre, elle permet aux salariés de bénéficier de la protection sociale à laquelle ils ont droit.

Cette formalité peut être effectuée en ligne sur le site de l’Urssaf, comme elle peut leur être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.

Les informations requises pour la DPAE sont :

·       Les coordonnées de l’entreprise : nom, adresse, numéro SIRET, code APE, etc.

·       Les coordonnées du salarié : nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, etc.

·       Date de l’embauche prévue ;

·       La durée du travail et la nature du contrat (CDI, CDD, etc.) ;

·       Les informations sur l’organisme de protection sociale (assurance, mutuelle, etc.)

Pour de plus d’informations, vous pouvez consulter cet article qui détaille les étapes pour faire une DPAE

Déclaration auprès des instituts de retraite complémentaire :

 Le recruteur est dans l’obligation de déclarer l’ensemble de ses salariés auprès des institutions de retraite complémentaire. Celles-ci permettent de compléter la retraite de base versée par la Sécurité Sociale.

Cette déclaration doit être régulièrement mise à jour en fonction des évolutions de carrières professionnelles du salarié (changement de poste, augmentation de salaire, etc.)

L’inscription du salarié sur le RUP :

L’inscription du salarié sur le registre unique de personnel (RUP) est une formalité obligatoire lors de toute embauche. Elle permet de consigner toutes les informations relatives au salarié nouvellement recruté.

Ce document doit être tenu à jour par l’employeur, et doit être présenté en cas de contrôle de l’inspection du travail ou en cas de litige avec le salarié.

Autres déclarations à effectuer :

En plus de la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche), le recruteur est tenu de réaliser une déclaration préalable de ses recrus à l’inspection du travail. Cette déclaration doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de huit jours suivant la date du recrutement du salarié, notamment lors :

·       D’une nouvelle embauche dans une entreprise qui a cessé son processus de recrutement pendant au moins 6 mois.

·       De modification de l’organisation (changement de commerce, transfert, etc.)

Quelles sanctions en cas de non-déclaration ?

La non-déclaration des salariés est une infraction qui peut entraîner des sanctions pour les entreprises. En France, en cas de non-respect de cette loi, le recruteur s’expose à plusieurs sanctions, telles que :

·       Une amende allant jusqu’à 2000 euros par salarié non déclaré ;

·       Une interdiction de soumissionner à des marchés publics pendant un an ;

·       La publication de la décision de sanction sur le site de l’inspection du travail.

Il convient aussi de souligner que la non-déclaration des salariés peut constituer une fraude fiscale, qui peut parfois entraîner des poursuites pénales.